Jäsenrekisterin tietosuojalomake

Elintarvikeylioppilaiden Mentor-klubi ry:n jäsenrekisterin tietosuojalomake

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja
tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Elintarvikeylioppilaiden Mentor-klubi ry

mentorklubi-hallitus(at)helsinki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Taloudenhoitaja Veera Linna

veera.linna@helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Elintarvikeylioppilaiden Mentor-klubi ry:n jäsenrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavat tiedot:

Etu- ja sukunimi
Opiskelijanumero
Kotipaikka
Kansallisuus
Sähköpostiosoite
Koulutusohjelma
Opintojen aloitusvuosi
Suunniteltu valmistumisvuosi
Henkilön kiinnostus Mentor-ohjelmasta ja haluaako liittyä yhdistyksen sähköpostilistalle.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä
poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys puretaan tai kun kuusi (6) vuotta jäseneksi liittymisestä on kulunut.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä jäsenen täyttämästä ilmoittautumislomakkeesta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Elintarvikeylioppilaiden Mentor-klubi ry ei luovuta tietoja muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterin käyttö on ohjeistettu. Pääsy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu sekä verkkotekniikan että salasanan avulla. Rekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla, taloudenhoitajalla ja sihteerillä. Toimikauden päättyessä rekisterin ylläpitäjät siirtävät rekisterin käyttöoikeudet tuleville ylläpitäjille ja poistetaan samalla edellisiltä rekisterin ylläpitäjiltä käyttöoikeudet sekä ladatut versiot rekisteristä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen
korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on
esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu
pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §:n mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt
on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, joka on yksi (1) kuukausi.

Laadittu: 14.1.2023 Muokattu: 20.2.2023

Hyväksytty hallituksen kokouksessa: 20.2.2023